解決できる課題

記録や入力の改善で要になるのは、削減する作業がほかの誰のどの業務とつながっているのかを、着手の前に確かめておくことです。現場で書いた日報がその後どこで使われ、誰が読んでいるのかまでたどると、省いてよい部分と残すべき部分の区別がついてきます。以前の名残で続いているだけで、いまは誰にも読まれていない記録が見つかることもあります。その場合は、入力の手間を軽くするより、記録そのものをやめることが、最も大きな改善になる場合があります。当社は業務の手順と担当者を書き出して滞りの原因を特定し、小規模に始める案を含む複数の選択肢を提案します。対象がひとつの作業にとどまるなら、書き出す範囲もその前後に絞ります。進め方は、課題の規模が変わっても同じです。

分散した情報を整理するときは、それぞれの情報が生まれる場所、渡る先、保管される場所の三点で流れを書き出します。書き出してみると、同じ情報が複数の台帳に書き写されている箇所や、共有が個人の手元で止まっている箇所が浮かび上がります。まとめ方をひとつに定める際は、日々その情報を使っている担当者にとっての使い勝手を確かめながら進めます。当社はこの可視化をもとに情報をまとめる形を検討し、必要なら新たなシステムの導入支援まで引き受けます。書式の統一のように、道具を替えずに進められる改善から入ることもできます。範囲はひとつの帳票から記録全体の連携まで、状況に合わせて決めます。

紙の手続きが残っているのには、続いてきたなりの理由があります。当社は電子への置き換えを先に決めず、その理由を掘り下げるところから着手します。そのうえで、制度への対応と日々の手間の解消をあわせて検討し、切り替えの範囲と順序は現場の業務への影響を確かめながら定めます。制度への対応を入口に、手間もともに軽くなる形を目指します。切り替えて終わりにはせず、新しい手順が現場に根づくかどうかまで目を配ります。慣れるまでの間の進め方や、紙と並行して運用する期間の扱いも、あらかじめ決めておきます。

基幹となる仕組みの見直しで当社が大切にしているのは、入れ替えを前提にしないことです。長く使われてきた仕組みには、いまの業務に合っている部分も残っています。その部分を生かす形や、現時点では着手しないという判断も、選択肢に入れて提案します。着手する場合は、それぞれの課題が業務に与えている影響と改善で見込める効果を照らし合わせて順序を定め、段階的に進めます。止まったときの備えや情報を守る備えも、選定の条件に含めます。何をつくるか決める段階から導入後の効果測定まで、一貫して支援します。判断の材料がそろえば、足踏みしていた検討も前へ進めやすくなります。